Setores

Secretaria

É responsável pelas diversas tarefas administrativas necessárias ao correto funcionamento do setor.

As atividades desenvolvidas são:

  • Recebimento e Expedição de documentos oficiais;
  • Protocolar documentos;
  • Atendimento de telefonemas;
  • Organização de arquivos;
  • Emissão e controle de folha de presença;
  • Pedido de Almoxarifado;
  • Recebimento e acompanhamento de publicação de edital para processo seletivo de professores substitutos.

Setor de projetos e mobilização de recursos

Atividades desenvolvidas:

  • Monitoramento do PDI;
  • Acompanhamento dos convênios;
  • Desenvolvimento dos projetos apresentados a partir das demandas;
  • Mobilização de recursos através de busca de editais e parcerias;
  • Cadastros das propostas de convênios nos sistemas a eles relacionados;
  • Suporte aos servidores que possuam projetos para a inserção desses projetos nos diversos sistemas de convênios.

METODOLOGIA DE TRABALHO

1. No monitoramento do PDI

  • Análise das ações inseridas do PDI, identificando as ações executadas e as que estão em pendência através de reuniões e estudo sobre o Plano;
  • Retificação/complementação do PDI a partir das reuniões com os pró-reitores, diretores de centros e coordenadores de setores, casso seja necessário;
  • Inserção de notícias e documentos no link do PDI na página da UEPB.

2. No acompanhamento dos convênios

  • Analisar os convênios que estão sendo executados com o objetivo de apontar quais as etapas que estão com dificuldades para a sua execução;
  • Reuniões com os setores responsáveis por cada etapa de execução com o intuito de dar mais agilidade aos processos;
  • Emitir relatório para os responsáveis pela execução do convênio para permitir um maior acompanhamento acerca dos processos administrativos.

3. Na mobilização de recursos através de busca de editais e parcerias

  • Busca em dois dias por semana das agências fomentadoras nacionais e internacionais de finanças para projetos;
  • Divulgação dos editais abertos para toda a comunidade acadêmica através do site da UEPB;
  • Atualização semanal do link de “Mobilização de Recursos”;
  • Apoio aos professores, pesquisadores e gestores que estão elaborando projetos, quando estes procurarem o setor.

4. No cadastro das propostas de convênios nos sistemas relacionados

  • Cadastrar propostas nos sistemas de acordo com a demanda;
  • Levantar a documentação necessária durante a etapa do cadastramento;
  • Responder as diligências enviadas pelos órgãos, os quais a proposta está relacionada.

5. No suporte aos serviços que possuam projetos para inserção nos diversos sistemas de convênios

  • Incentivar através da divulgação de editais os professores para elaborarem projetos de acordo com as demandas apresentadas pela Universidade;
  • Atualizar os sites todas as terças-feiras.

Transparência Pública

É responsável pelas ações de transparência pública e a coleta, organização e divulgação dos dados institucionais da instituição, no intuito de divulgar anualmente os principais dados da instituição.

Atividades desenvolvidas e competências:

  • Captação de dados institucionais;
  • Manter atualizado o portal da transparência;
  • Responder aos pedidos de informações, recebidos fisicamente ou através do e-SIC;
  • Elaboração e manutenção de um sistema de informação para acompanhamento e análise de dados institucionais;
  • Elaboração de relatórios e panfletos informativos.
  • Divulgar anualmente os principais dados da instituição
  • O atendimento às solicitações de dados estatísticos oriundos de órgãos das esferas federal, estadual, municipal e outras;
  • A manutenção permanente do banco de dados da UEPB;
  • A publicação interna e externa de dados institucionais;
  • O assessoramento à Reitoria na elaboração de documentos contendo dados estatísticos e informativos da Universidade;
  • O desempenho de outras atividades correlatas.

METODOLOGIA DE TRABALHO

1. Na resposta aos pedidos de informações:

  • Consulta diária ao sistema E-SIC para verificar os pedidos de informações pendentes;
  • Direcionar os pedidos de informações aos setores competentes e monitorar o atendimento da solicitação quanto ao conteúdo e os prazos previstos pela Lei de Acesso à Informação;

2. Na atualização do portal da transparência:

  • Receber as informações dos setores e lançar no portão da transparência;
  • Verificar a necessidade de atualização das informações;
  • Propor melhorias no design e no conteúdo do portal;
  • Levantamento de informações junto aos setores para propor novos conteúdos;

3. No atendimento as demandas internas e externas que envolvem transparência pública na instituição.

  • Despachos em processos administrativos;
  • Atendimento pessoal;

4. No acompanhamento da prestação de contas mensal

  • Verificação das apresentações;
  • Suporte os setores envolvidos.
  • Divulgação das apresentações.

5. Na coleta, organização e divulgação de dados institucionais

  • Enviar o relatório de atividades anual por e-mail e memorando para ser preenchido pelos respectivos setores;
  • Coleta de dados e confecção do folder ““.

Setor de gestão orçamentária

Responsável pelo acompanhamento e análise da execução orçamentária e financeira da instituição, no sentido de otimizar os recursos destinados as atividades e projetos da universidade. Sua competência:

  • Acompanhamento da execução orçamentária da UEPB;
  • Acompanhamento das despesas fixas e variáveis da instituição;
  • Cálculo do duodécimo e acompanhamento da receita do Estado.
  • Análise das demandas da comunidade universitária através da Comissão de Orçamento Participativo;
  • Elaboração da proposta orçamentária referente ao exercício subsequente, em parceria com a PROAD, PROFIN  e COP;

METODOLOGIA DE TRABALHO

1.Na análise e acompanhamento das demandas internas da UEPB:

  • Revisão do PDI anual – primeiro semestre;
  • Estabelecer metas orçamentárias e acadêmicas para a universidade;
  • Levantamento de demandas para próximo exercício, com participação do Conselho de Orçamento Participativos – COP e PROAD;
  • Elaborar proposta orçamentária para o ano subsequente;
  • Fornecer documento com demandas reais que fundamente a execução dos pedidos.

2. No acompanhamento da execução orçamentária e financeira da UEPB:

  • Estabelecer metas orçamentárias e acadêmicas para a universidade;
  • Solicitar relatórios à PROAD mensalmente a fim de analisar as demandas de recursos existentes para o exercício:
  • Demandas a serem encaminhadas para licitação, ainda sem reserva;
  • Relação da licitação, com e sem reserva;
  • Relação de contratos, com e sem reservas.
  • Solicitar relatórios à PROFIN a fim de analisar recursos disponíveis:
  • Relatório de empenho por natureza;
  • Relatório de empenhos por Campus;

3. Na realização de prestação de contas públicas da execução orçamentária:

Elaborar planilhas e gráficos com saldos orçamentários e relatórios de demandas em andamento na PROAD.

4. No acompanhamento do Duodécimo da UEPB versus Receita Estadual:

Elaboração de planilha comparativa que apresente a participação do Duodécimo na Receita total do Estado